Angebotserstellung im Handel: von Stunden auf Minuten

Ein Angebot mit über 1.000 Einzelpositionen zusammenzustellen, ist in vielen Handelsunternehmen noch echte Handarbeit: Preise aus einer Liste heraussuchen, Rabattstaffeln einzeln nachrechnen, am Ende alles sauber in eine Word-Vorlage bringen. Bei einem mittelständischen Handelsunternehmen, für das wir ein Angebotstool aufgebaut haben, kostete allein die Erstellung eines solchen Angebots früher mehrere Stunden. Heute liegt dieselbe Kalkulation nach 20 Minuten vor – und der Vertrieb spart durch die Automatisierung insgesamt rund 90 Arbeitsstunden im Monat. Was sich dazwischen verändert hat, ist der Kern dieser Case Study.

Ausgangslage: Wenn Angebote zum Flaschenhals werden

Der Auslöser war eine wiederkehrende Situation: Bei Preisaktionen und Sortimentswechseln musste der Vertrieb mehreren hundert Kunden gleichzeitig neue Angebote zustellen. Jedes einzelne davon wurde von Hand aus Excel-Preislisten und Word-Vorlagen zusammengesetzt. Für eine solche Aktion war das Team tagelang gebunden – nicht mit Verkaufen, sondern mit Copy-Paste.

Das Kernproblem lag im Umfang. Ein typisches Angebot in diesem Marktsegment deckt nicht ein paar Dutzend Artikel ab, sondern über 1.000 Einzelpositionen: Artikelnummern, Varianten, Mengenstaffeln, individuelle Rabatte. Jede Position musste manuell übertragen und geprüft werden. Ein einziger Zahlendreher in einer Rabattspalte reichte, um ein falsches Angebot rauszuschicken – mit entsprechenden Folgen für Marge oder Kundenvertrauen.

Hinzu kam ein zweites Problem, das im Tagesgeschäft oft unterschätzt wird: Es gab keine zentrale Übersicht. Angebote lagen verteilt in persönlichen E-Mail-Postfächern und lokalen Word-Dateien. Wer wissen wollte, ob ein Kunde bereits ein Angebot erhalten hatte oder wie der Stand einer Verhandlung war, musste im Zweifel den zuständigen Kollegen fragen und hoffen, dass der gerade Zeit hatte.

Warum Excel und Word an ihre Grenzen stoßen

Excel und Word taten hier nichts falsch, sie sind für einzelne, überschaubare Dokumente gemacht. Sobald aber Hunderte Positionen, mehrere Preislisten und wechselnde Kundenkonditionen zusammenkommen, gerät jedes manuell gepflegte Dokument an eine Kapazitätsgrenze, die sich durch Fleiß allein nicht mehr ausgleichen lässt. Formeln verschieben sich beim Kopieren, Rabattstaffeln passen nicht mehr zur aktuellen Preisliste, Formatierungen springen zwischen Vorlagen hin und her. Skalieren lässt sich dieser Prozess kaum: Jede zusätzliche Angebotsaktion bedeutet ziemlich genau proportional mehr Arbeitsstunden.

Lösung: Ein Angebotstool mit SharePoint als Rückgrat

Statt die bestehenden Excel-Vorlagen weiter zu flicken, haben wir mit dem Kunden ein eigenes Angebotstool entwickelt, das tief in die vorhandene Microsoft-Umgebung integriert ist. Technisch basiert die Lösung auf Python für die Kalkulationslogik, der SharePoint API sowie Microsoft Graph für die Anbindung an Dokumente und Berechtigungen, und Azure Functions für die serverlose Ausführung im Hintergrund. Die bewusste Entscheidung dabei: keine komplett neue Plattform, sondern eine Automatisierung auf Basis der Systeme, die im Unternehmen bereits liefen.

Datenübernahme statt Abtippen

Kundendaten und Konditionen werden nicht mehr manuell eingetragen, sondern automatisch aus dem CRM geladen. Sobald ein Vertriebsmitarbeiter ein neues Angebot anlegt, zieht das Tool Firmendaten, hinterlegte Rabattstufen und die zuletzt vereinbarten Konditionen direkt aus dem bestehenden System. Der fehleranfälligste Schritt der alten Arbeitsweise, das manuelle Übertragen von Kundendaten, entfällt damit vollständig.

Angebote nach Vorlage, aber ohne Handarbeit

Für die eigentliche Kalkulation greift das Tool auf hinterlegte Vorlagen und Preislisten zurück und berechnet alle Positionen inklusive Staffelpreisen und Rabatten automatisch. Ob ein Angebot 20 oder 1.200 Positionen umfasst, macht für die Bearbeitungszeit kaum noch einen Unterschied. Die Rechenlogik läuft im Hintergrund, nicht mehr in einer manuell gepflegten Excel-Formel, die bei jedem Preislistenwechsel neu geprüft werden muss.

Freigabe als eingebautes Sicherheitsnetz

Automatisierung ohne Kontrolle wäre im Vertrieb riskant gewesen. Deshalb durchlaufen Angebote, die von den hinterlegten Standardkonditionen abweichen, etwa bei größeren Sonderrabatten, vor dem Versand eine Freigabe durch die Vertriebsleitung. Das Tool erkennt solche Fälle automatisch anhand hinterlegter Regeln und hält den Versand an, bis eine verantwortliche Person zugestimmt hat. Der Großteil der Angebote läuft ohne diesen Zwischenschritt direkt durch.

Zentrale Ablage statt verteilter Postfächer

Jedes erzeugte Angebot landet automatisch strukturiert in SharePoint, sortiert nach Kunde, Datum und Status. Ein Dashboard zeigt in Echtzeit, welche Angebote offen, versendet, angenommen oder abgelehnt sind. Die Frage, wo das Angebot für einen bestimmten Kunden gerade steht, lässt sich seitdem in Sekunden beantworten, ohne dass jemand im Postfach eines Kollegen suchen muss.

Wie die Einführung ablief

Das Tool ist nicht an einem Stichtag scharfgeschaltet worden. Zunächst lief es parallel zur bisherigen Excel-Arbeit, für eine überschaubare Auswahl an Kunden und Produktgruppen. So konnten Vertrieb und Buchhaltung die berechneten Preise gegen die gewohnten Tabellen prüfen, bevor sich jemand vollständig auf die neue Kalkulation verlassen musste. Erst als diese Stichproben über mehrere Wochen stabil aufgingen, wurde der Rest des Sortiments schrittweise nachgezogen. Diese Vorsicht hat den Rollout zwar verlängert, dafür aber jede Unsicherheit ausgeräumt, bevor das Tool zum alleinigen Weg für Angebote wurde.

Ergebnis: Die Zahlen nach dem Rollout

Der Effekt zeigte sich schnell und ließ sich klar messen.

Kennzahl	Vorher	Nachher
Erstellung eines Angebots mit 1.000+ Positionen	mehrere Stunden	rund 20 Minuten
Manueller Aufwand im Vertrieb pro Monat	Basis	rund 90 Stunden eingespart
Angebote mit lückenlosem Tracking	vereinzelt, nicht systematisch	100 %

90 eingesparte Stunden im Monat entsprechen mehr als einer halben Vollzeitstelle, die jetzt für Kundengespräche zur Verfügung steht statt für Preislisten. Der Vertriebsleiter des Kunden hat das Ergebnis so zusammengefasst: „Was früher eine Woche gedauert hat, erledigen wir jetzt in einer Kaffeepause.”

Der zweite Effekt war zunächst ein Nebenprodukt, entwickelte sich aber zu einem der meistgenutzten Features: die vollständige Nachverfolgbarkeit. Weil jedes Angebot automatisch im gleichen System entsteht und abgelegt wird, ist der Status jeder einzelnen Anfrage jederzeit abrufbar, für den Vertrieb selbst ebenso wie für die Geschäftsführung bei der Frage, wie viel Angebotsvolumen aktuell offen im Markt liegt.

Übertragbare Erkenntnisse für andere Handelsunternehmen

Das eigentliche Problem sitzt selten im Werkzeug selbst

Angebote in dieser Komplexität waren schlicht zu groß für ein Format, das für einzelne Dokumente gedacht ist. Bevor Sie über ein neues Tool nachdenken, lohnt sich die Frage, an welcher Stelle im Prozess die Arbeit tatsächlich proportional mit der Menge wächst. Genau dort steckt der Hebel für Automatisierung.

Tracking entsteht als Nebeneffekt guter Systemintegration

Niemand hatte im Projektstart explizit ein Tracking-Dashboard gefordert. Es ergab sich daraus, dass Angebote konsequent an einem Ort und in einer Struktur entstehen. Wer über eine Automatisierung nachdenkt, sollte deshalb von Anfang an auf eine zentrale Ablage der Ergebnisse achten. Der Reporting-Nutzen kommt dann fast von selbst dazu.

Freigaben gehören in den Prozess, nicht drumherum

Ein häufiger Einwand gegen automatisierte Angebotserstellung ist die Sorge vor Kontrollverlust bei Rabatten und Sonderkonditionen. Die Lösung liegt meist nicht darin, die Automatisierung zu stoppen, sondern Freigabegrenzen direkt in den Workflow einzubauen. So bleibt die Entscheidungshoheit bei den Menschen, während der Großteil des Volumens ohne Wartezeit durchläuft.

Der Business Case rechnet sich über die Zeit, nicht über Softwarekosten

Bei diesem Projekt lag der wirtschaftliche Hebel in freigewordener Vertriebszeit, nicht in geringeren Lizenzkosten. Für Unternehmen mit ähnlich aufwendigen, aber standardisierbaren Angebotsprozessen, etwa im Großhandel, in der Distribution oder im technischen Vertrieb, lässt sich dieser Ansatz mit überschaubarem Aufwand übertragen. Er setzt auf Systemen auf, die in den meisten Unternehmen ohnehin schon vorhanden sind: CRM, SharePoint, Microsoft 365.

Ein Parallelbetrieb nimmt der Umstellung die Schärfe

Wer eine vergleichbare Automatisierung plant, sollte den alten Prozess nicht am ersten Tag abschalten. Ein befristeter Parallelbetrieb kostet zusätzliche Zeit, schafft aber Vertrauen im Team, das ohnehin mit einer neuen Arbeitsweise umgehen muss. Gerade bei Zahlen, die direkt in Kundenangebote einfließen, zahlt sich diese Geduld in den ersten Wochen aus.

Fazit

Wenn Ihr Vertrieb noch heute Angebote aus Excel-Preislisten und Word-Vorlagen zusammensetzt, lohnt sich ein nüchterner Blick auf den Zeitaufwand dahinter. Oft steckt darin ein größeres Einsparpotenzial, als man auf den ersten Blick vermutet, gerade wenn Angebote viele Positionen, Varianten oder Sonderkonditionen enthalten. Wir sprechen gerne unverbindlich darüber, wie ein solcher Prozess in Ihrem Unternehmen aussehen könnte, und zeigen weitere Projekte auf unserer Projektseite.