Case Study: Automatisierte Rechnungsverarbeitung in der Logistik

Zwischen 200 und 300 Eingangsrechnungen pro Tag, drei Erfassungswege und drei Vollzeitkräfte, die kaum hinterherkamen – das war der Alltag in der Kreditorenbuchhaltung eines mittelständischen Logistikdienstleisters, bevor wir gemeinsam die Rechnungsverarbeitung neu aufgesetzt haben. Heute läuft ein Großteil davon ohne menschliches Zutun durch, und die Durchlaufzeit ist von rund zwei Tagen auf unter vier Stunden gesunken. Dieser Beitrag zeigt, wie die Umstellung im Detail aussah und was sich davon auf andere Unternehmen übertragen lässt.

Ausgangslage: Ein Prozess, der jeden Tag an seine Grenzen kam

Der Kunde ist ein Logistikdienstleister, der täglich Rechnungen von einer Vielzahl unterschiedlicher Lieferanten erhält – Frachtführer, Speditionspartner, Werkstätten, Dienstleister für Lagerlogistik. Diese Rechnungen kamen über drei getrennte Kanäle herein: klassisch per Post, als PDF-Anhang per E-Mail und über ein Lieferantenportal. Für jede einzelne Rechnung musste ein Mitarbeiter das Dokument öffnen, die relevanten Angaben – Lieferant, Rechnungsbetrag, Positionen, zugehörige Kostenstelle – von Hand erfassen und ins ERP-System übertragen.

Drei Mitarbeiter waren ausschließlich mit dieser Erfassung und Zuordnung beschäftigt. Trotzdem stapelten sich Rechnungen, sobald Urlaubszeiten oder Krankheitstage dazwischenkamen. Die Fehlerquote und die Durchlaufzeit lagen deutlich über dem, was sich das Unternehmen auf Dauer leisten wollte.

Die Kosten eines langsamen Prozesses

Eine Durchlaufzeit von zwei Tagen wirkt auf den ersten Blick harmlos. In der Praxis bedeutete sie: Skontofristen verstrichen ungenutzt, weil Rechnungen noch in der Warteschlange lagen. Lieferanten fragten nach dem Zahlungsstatus, obwohl die Rechnung längst eingegangen war, nur eben noch nicht bearbeitet. Und die Buchhaltung selbst hatte kaum Kapazität für Aufgaben, die tatsächlich Urteilsvermögen erfordern – etwa Lieferantenmanagement oder die Vorbereitung von Monatsabschlüssen –, weil die reine Erfassung den Großteil der Arbeitszeit band.

Warum reine Digitalisierung nicht ausreichte

Ein Scan-Archiv oder ein klassisches OCR-Tool hätte das Problem verschoben, nicht gelöst. Jeder Lieferant stellt seine Rechnungen anders dar: andere Feldbezeichnungen, andere Layouts, andere Formulierungen bei Rabatten und Zusatzkosten. Regelbasierte Erfassung scheitert an dieser Vielfalt, weil für jedes neue Layout eine neue Regel nötig wäre – und Logistikunternehmen arbeiten erfahrungsgemäß mit hunderten Lieferanten. Gebraucht wurde ein System, das Rechnungsinhalte inhaltlich versteht, statt nur Text an festen Positionen auf einem Blatt abzugreifen.

Der Lösungsansatz: KI-Extraktion, Workflow-Automatisierung und direkte ERP-Anbindung

Gemeinsam mit dem Kunden haben wir eine Lösung entwickelt, die drei Ebenen verbindet: intelligente Dokumentenerkennung, eine automatisierte Workflow-Strecke für Prüfung und Freigabe, und eine direkte Anbindung an das bestehende ERP-System.

Eingangskanäle bündeln

Post-Scans, E-Mail-Anhänge und Portal-Downloads laufen seitdem in einer zentralen Warteschlange zusammen, statt in drei getrennten Bearbeitungswegen zu versickern. Damit entfällt bereits die erste, oft unterschätzte manuelle Aufgabe: das Sortieren und Zuordnen der Eingänge, bevor überhaupt mit der eigentlichen Prüfung begonnen wird.

KI liest und versteht die Rechnung

Im Kern der Lösung steht eine KI-gestützte Dokumentenverarbeitung auf Basis von Azure Document Intelligence. Das System klassifiziert eingehende Dokumente automatisch – Rechnung, Gutschrift oder Mahnung –, extrahiert Lieferant, Rechnungsnummer, Betrag und Positionen und ordnet die passende Kostenstelle zu. Anders als eine starre OCR-Vorlage lernt das Modell aus Beispielen und generalisiert auf neue, bislang unbekannte Rechnungslayouts, sobald ein neuer Lieferant hinzukommt.

Für jede extrahierte Angabe gibt das Modell zusätzlich einen Konfidenzwert aus. Liegt dieser unter einem definierten Schwellenwert – etwa weil ein Betrag schlecht lesbar oder ein Feld unklar zugeordnet ist –, wird der Fall automatisch für die manuelle Prüfung markiert. Genau dieser Mechanismus macht den Unterschied zwischen einer Automatisierung, die blind durchwinkt, und einer, der man vertrauen kann.

Nur Ausnahmefälle landen beim Menschen

Eine Workflow-Automatisierung übernimmt die extrahierten Daten, gleicht sie mit hinterlegten Bestellungen und Konditionen ab und prüft die Plausibilität – etwa, ob der Betrag zur bestellten Menge passt oder ob der Lieferant im System bekannt ist. Eindeutige Fälle werden automatisch weiterverarbeitet. Nur wenn eine Abweichung auftritt, ein Lieferant unbekannt ist oder ein Betrag unklar bleibt, landet die Rechnung im Postfach eines Sachbearbeiters – inklusive aller bereits extrahierten Informationen, sodass die Prüfung Minuten statt Stunden dauert.

Direkte Anbindung ans ERP-System

Damit keine Rechnung doppelt erfasst wird, ist der Workflow direkt mit dem ERP-System (SAP) verbunden. Geprüfte und plausibilisierte Rechnungen werden automatisch gebucht, inklusive Kostenstelle und Belegzuordnung. Die Buchhaltung sieht in SAP denselben Beleg, den das System zuvor ausgelesen hat – ohne manuellen Übertrag und ohne Medienbruch zwischen Dokument und Buchungssatz.

Datenschutz und Nachvollziehbarkeit

Eingangsrechnungen enthalten häufig personenbezogene Daten, etwa Ansprechpartner oder Bankverbindungen von Einzelunternehmern. Die Verarbeitung läuft deshalb in einer kontrollierten Umgebung, jede automatische Entscheidung wird protokolliert, und jede Buchung lässt sich bis zur ursprünglichen Rechnung zurückverfolgen. Für eine Kreditorenbuchhaltung, die ohnehin prüfungsrelevant ist, ist diese Nachvollziehbarkeit kein Zusatznutzen, sondern Grundvoraussetzung.

Das Ergebnis: Aus einem Nadelöhr wird ein Selbstläufer

Nach der Einführung verarbeitet das System 85 % der Eingangsrechnungen vollautomatisch, ohne dass ein Mitarbeiter eingreifen muss. Die Durchlaufzeit einer Rechnung – vom Eingang bis zur Verbuchung – sank von rund zwei Tagen auf unter vier Stunden.

Kennzahl	Vorher	Nachher
Automatisierungsgrad	vollständig manuelle Erfassung	85 % vollautomatisch
Personalkapazität in der Rechnungserfassung	3 Vollzeitkräfte gebunden	2 Vollzeitkräfte für andere Aufgaben frei
Durchlaufzeit je Rechnung	rund 2 Tage	unter 4 Stunden

„Wir haben unsere Buchhaltung von einer Engstelle zum Selbstläufer gemacht“, beschreibt es der Kunde selbst. Zwei der ursprünglich drei Vollzeitkräfte, die zuvor ausschließlich mit der Erfassung beschäftigt waren, stehen dem Unternehmen jetzt für andere Aufgaben zur Verfügung. Die verbliebene Kapazität in der Kreditorenbuchhaltung konzentriert sich auf die Fälle, die tatsächlich menschliches Urteilsvermögen brauchen, und nicht mehr auf das Abtippen von Zahlen.

Was andere Unternehmen daraus lernen können

Die Lösung ist speziell für diesen Kunden entstanden, aber die Prinzipien dahinter lassen sich auf viele Unternehmen mit hohem Rechnungsvolumen übertragen.

Nicht jede Rechnung muss automatisiert werden

85 % Automatisierungsgrad heißt zugleich: 15 % der Fälle laufen weiterhin über einen Menschen, und das ist kein Rest, den man noch optimieren müsste, sondern eine bewusste Entscheidung. Unbekannte Lieferanten, ungewöhnliche Beträge oder Sonderkonditionen gehören in menschliche Hände. Der Wert der Automatisierung liegt darin, dass genau diese Fälle zuverlässig herausgefiltert werden, während der Rest im Hintergrund läuft.

Saubere Stammdaten sind Voraussetzung, nicht Kür

Der Abgleich von Rechnung zu Bestellung funktioniert nur, wenn Lieferanten-, Bestell- und Kostenstellendaten im ERP-System gepflegt sind. Wer über eine vergleichbare Automatisierung nachdenkt, sollte die Stammdatenqualität vor dem Projektstart prüfen. Eine Bereinigung mitten im Rollout kostet deutlich mehr Zeit, als sie vorher einzuplanen.

Der Rollout lohnt sich in Etappen

Statt alle Lieferanten gleichzeitig anzubinden, empfiehlt sich ein Start mit den umsatzstärksten oder am häufigsten wiederkehrenden Lieferanten. So zeigt sich der Effekt schnell sichtbar, während das System an weniger kritischen Fällen weiterlernt, bevor es auf die gesamte Kreditorenbuchhaltung ausgerollt wird.

Freigewordene Kapazität braucht ein neues Ziel

Automatisierung schafft nur dann nachhaltigen Wert, wenn die freiwerdende Zeit sinnvoll genutzt wird. In diesem Projekt wurden die freigesetzten Stellen nicht abgebaut, sondern auf Aufgaben verlagert, die vorher liegen geblieben waren. Dieser Effekt wird in ROI-Rechnungen häufig unterschätzt, dabei entscheidet er oft darüber, ob ein Automatisierungsprojekt im Unternehmen als Erfolg wahrgenommen wird.

Fazit

Rechnungsverarbeitung ist ein Prozess, den fast jedes Unternehmen mit Wareneinkauf oder Fremdleistungen kennt – und einer, bei dem sich der Aufwand für eine KI-gestützte Automatisierung besonders schnell rechnet, weil Volumen und Wiederholung von Anfang an hoch sind. Entscheidend ist, wie im beschriebenen Projekt, die Kombination aus Dokumentenerkennung, Workflow-Logik und einer sauberen ERP-Anbindung – nicht eine isolierte Einzellösung.

Wenn Sie prüfen möchten, ob sich ein ähnlicher Ansatz auf Ihre Kreditorenbuchhaltung übertragen lässt, sprechen wir gerne über Ihren konkreten Prozess und realistische Größenordnungen für Ihr Unternehmen.