E-Rechnungspflicht: Fahrplan für den Mittelstand

Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland elektronische Rechnungen empfangen und verarbeiten können – unabhängig von Größe, Branche oder Umsatz. Diese Pflicht gilt bereits, auch wenn sie im Tagesgeschäft vieler Mittelständler noch kaum angekommen ist. Der Grund für die Verwechslung: Es gibt zwei unterschiedliche Fristen, eine für den Empfang und eine für den Versand, und beide werden gerne durcheinandergeworfen. Wer glaubt, bis 2027 oder 2028 sei noch Zeit, meint meist nur den Versand. Der Empfang ist längst Pflicht.

Was auf den ersten Blick nach einer weiteren Formalie aus dem Steuerrecht aussieht, betrifft in der Praxis fast jede Abteilung: Buchhaltung, Einkauf, Vertrieb und IT müssen an einem Strang ziehen, damit Rechnungen künftig nicht nur ankommen, sondern auch automatisiert verarbeitet und rechtssicher archiviert werden. Dieser Beitrag ordnet die Fristen, erklärt den Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD und zeigt, worauf es bei ERP-Anbindung und Archivierung wirklich ankommt.

Was zählt überhaupt als E-Rechnung?

Der Begriff wird im Alltag oft falsch verwendet. Eine PDF-Rechnung per E-Mail ist zwar elektronisch, aber keine E-Rechnung im rechtlichen Sinne. Nach der neuen Definition ist eine E-Rechnung ein strukturiertes, elektronisches Format, das der europäischen Norm EN 16931 entspricht und eine automatische, elektronische Weiterverarbeitung ermöglicht – ohne dass jemand Daten manuell abtippt.

Alles andere, also Papierrechnungen und PDFs ohne strukturierte Daten, fällt künftig unter den Begriff „sonstige Rechnung”. Diese Unterscheidung ist der Kern der gesamten Reform: Ab einem bestimmten Zeitpunkt reicht eine sonstige Rechnung im inländischen B2B-Geschäft nicht mehr aus, egal wie gut sie aussieht oder wie zuverlässig sie bislang funktioniert hat.

In Deutschland haben sich zwei Formate durchgesetzt, die beide der EN 16931 entsprechen können: XRechnung und ZUGFeRD. Dazu gleich mehr.

Die gesetzliche Zeitschiene im Überblick

Die Reform kommt nicht auf einen Schlag, sondern in Stufen. Das nimmt Druck aus dem Prozess, macht die Rechtslage aber auch unübersichtlicher, weil zu verschiedenen Zeitpunkten verschiedene Regeln für verschiedene Unternehmen gelten.

Zeitpunkt	Was gilt
seit 1. Januar 2025	Empfangspflicht: Jedes inländische Unternehmen muss E-Rechnungen empfangen und technisch verarbeiten können – unabhängig von der Unternehmensgröße
bis 31. Dezember 2026	Übergangsfrist für den Versand: Sonstige Rechnungen (Papier, PDF) dürfen mit Zustimmung des Empfängers weiterhin ausgestellt werden
bis 31. Dezember 2027	Verlängerte Übergangsfrist für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz unter 800.000 Euro
ab 1. Januar 2028	Durchgängige Pflicht: E-Rechnungen müssen im inländischen B2B-Geschäft ausgestellt und empfangen werden

Entscheidend ist die erste Zeile dieser Tabelle. Sie betrifft alle Unternehmen sofort, während die folgenden Übergangsfristen ausschließlich den Versand regeln. Ein Handwerksbetrieb mit zwei Millionen Euro Umsatz darf seinen Kunden also noch bis Ende 2026 eine PDF-Rechnung schicken – muss aber schon heute in der Lage sein, eine XRechnung von einem Lieferanten anzunehmen und zu verarbeiten. Genau an dieser Stelle scheitern viele Unternehmen: Sie haben die Empfangsseite schlicht nicht auf dem Schirm, weil sie sich auf die für sie bequemere Versandfrist konzentrieren.

XRechnung und ZUGFeRD: zwei Wege zum gleichen Ziel

Beide Formate erfüllen die gesetzlichen Anforderungen, unterscheiden sich aber deutlich in Aufbau und Praxistauglichkeit.

XRechnung ist ein rein strukturiertes XML-Format. Für Menschen ist es ohne spezielle Viewer-Software praktisch nicht lesbar – ein Umstand, an den sich viele Buchhaltungsteams erst gewöhnen müssen. XRechnung hat sich zuerst im öffentlichen Sektor etabliert: Wer heute schon Rechnungen an Behörden stellt, kennt das Format häufig bereits aus der Zusammenarbeit mit der öffentlichen Verwaltung.

ZUGFeRD verfolgt einen hybriden Ansatz: Es ist im Kern ein PDF/A-3-Dokument mit eingebetteter XML-Datei. Die Rechnung bleibt also für Menschen direkt lesbar, während Buchhaltungssoftware die eingebetteten strukturierten Daten automatisch auslesen kann. Für viele mittelständische Unternehmen ist das der pragmatischere Einstieg, weil sich das gewohnte Rechnungslayout weitgehend erhalten lässt.

Ein wichtiges Detail: ZUGFeRD existiert in mehreren Profilen. Nur die Profile, die vollständig der EN 16931 entsprechen, erfüllen auch die gesetzlichen Anforderungen an eine E-Rechnung. Ältere oder abgespeckte Profile reichen nicht aus. Vor dem Rollout lohnt sich deshalb ein Blick ins Kleingedruckte der eigenen Rechnungssoftware.

Welches Format am Ende zum Einsatz kommt, hängt oft weniger von der eigenen Präferenz ab als von den Anforderungen der Geschäftspartner. Größere Kunden oder öffentliche Auftraggeber geben mitunter ein bestimmtes Format vor.

Was das für ERP- und Buchhaltungssoftware bedeutet

Die Umstellung ist in erster Linie ein Software-Thema – aber keines, das sich allein der IT-Abteilung überlassen lässt. Die meisten etablierten ERP- und Buchhaltungssysteme haben inzwischen Module für den Versand und Empfang von E-Rechnungen nachgerüstet oder angekündigt. Der erste sinnvolle Schritt ist deshalb ein Gespräch mit dem eigenen Softwareanbieter: Welches Format wird unterstützt, ab wann, und was kostet das Update?

Komplizierter wird es beim Empfang. Eine eingehende XRechnung lässt sich nicht einfach ausdrucken und in den Ordner heften – sie muss maschinell eingelesen, validiert und in den Buchhaltungsprozess eingespeist werden. Fehlt diese Automatisierung, entsteht genau die Mehrarbeit, die das Gesetz eigentlich vermeiden will: Jemand muss die strukturierten Daten von Hand in ein lesbares Format bringen, bevor sie geprüft und freigegeben werden können.

Für Unternehmen, die ohnehin viele Eingangsrechnungen verarbeiten, ist das ein guter Anlass, den gesamten Rechnungseingangsprozess zu überdenken: automatische Prüfung gegen Bestellungen, digitale Freigabeworkflows, Schnittstelle zum Zahlungslauf. Die E-Rechnungspflicht liefert dafür den äußeren Anlass – die eigentliche Wertschöpfung liegt in einem sauber durchdachten, weitgehend automatisierten Prozess dahinter.

GoBD-konforme Archivierung: die strukturierten Daten zählen

Ein Punkt wird in der Praxis regelmäßig übersehen: Rechtlich verbindlich ist bei einer E-Rechnung die strukturierte XML-Datei, nicht die für Menschen lesbare Darstellung. Wer bei ZUGFeRD nur die PDF-Ansicht archiviert und die eingebettete XML-Datei verwirft, archiviert im Zweifel die falsche Version – mit entsprechenden Risiken bei einer Betriebsprüfung.

Für die Archivierung gelten die bekannten Grundsätze der GoBD: Die Daten müssen vollständig, unveränderbar und über die gesamte gesetzliche Aufbewahrungsfrist hinweg maschinell auswertbar bleiben. Eine Betriebsprüfung muss in angemessener Zeit Zugriff auf die Originaldaten erhalten, nicht nur auf einen Ausdruck. Wer bereits ein Dokumentenmanagement- oder Archivsystem im Einsatz hat, sollte konkret prüfen, ob dieses auch strukturierte XML-Daten korrekt und dauerhaft ablegt, oder ob dafür eine Erweiterung nötig ist.

Sinnvoll ist außerdem eine kurze Verfahrensdokumentation: Wie kommen E-Rechnungen ins Unternehmen, wie werden sie validiert, wo werden sie abgelegt, wer hat Zugriff? Das klingt bürokratisch, schützt aber genau in dem Moment, in dem eine Prüfung Fragen zum Prozess stellt.

Typische Stolpersteine im Mittelstand

Fristen verwechseln. Die Empfangspflicht gilt bereits seit Januar 2025 für alle Unternehmen. Nur der Versand ist gestaffelt. Wer sich auf die Übergangsfristen bis 2026 oder 2027 verlässt, übersieht leicht, dass die Gegenseite schon heute liefern muss.

PDF für ausreichend halten. Auch eine sehr ordentlich gestaltete PDF-Rechnung ist keine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes, sobald die jeweilige Übergangsfrist abgelaufen ist. Ohne eingebettete oder begleitende strukturierte Daten fehlt die gesetzlich geforderte Maschinenlesbarkeit.

Eingehende Rechnungen technisch nicht validieren. Strukturierte Formate folgen strengen Schemata. Fehlt die Prüfung, bleiben fehlerhafte Rechnungen unbemerkt liegen oder werden vom empfangenden System kommentarlos abgelehnt.

Freigabeprozesse nicht anpassen. Wenn eine Rechnung künftig als Datensatz statt als Papier oder PDF ankommt, braucht der bisherige Freigabe-Workflow oft eine Überarbeitung – inklusive der Frage, wer die strukturierten Daten überhaupt zu Gesicht bekommt.

Das Projekt allein der IT überlassen. Die technische Umsetzung ist wichtig, aber Buchhaltung, Einkauf und Vertrieb müssen die neuen Abläufe mittragen. Ohne deren Beteiligung bleibt jedes noch so gute System ungenutzt.

Handlungsempfehlungen: So gehen Sie vor

1. Bestandsaufnahme machen. Wie viele Rechnungen stellen Sie im Monat aus, wie viele empfangen Sie, und in welchen Formaten läuft das heute?
2. Software-Anbieter kontaktieren. Fragen Sie konkret nach dem Fahrplan für E-Rechnungs-Funktionen in Ihrem ERP- oder Buchhaltungssystem und nach den anfallenden Kosten.
3. Format festlegen. Prüfen Sie, ob Kunden oder Lieferanten ein bestimmtes Format erwarten, und entscheiden Sie sich zwischen XRechnung und ZUGFeRD.
4. Empfangsprozess aufbauen. Stellen Sie sicher, dass eingehende E-Rechnungen automatisch validiert, ausgelesen und in Ihre Buchhaltung übernommen werden können.
5. Archivierung prüfen. Klären Sie, ob Ihr Archivsystem die strukturierten Originaldaten GoBD-konform und über die gesamte Aufbewahrungsfrist ablegt.
6. Team einbinden und schulen. Informieren Sie Buchhaltung, Einkauf und Vertrieb frühzeitig über die neuen Abläufe und dokumentieren Sie den Prozess.

Fazit: Kein Grund zur Eile, aber auch keiner zum Zuwarten

Die gestaffelten Fristen geben Unternehmen Zeit, die Umstellung sauber zu planen statt sie in letzter Minute durchzudrücken. Diese Zeit sollte aber genutzt werden, denn die Empfangspflicht ist längst da, und wer sie ignoriert, riskiert schlicht, dass eingehende Rechnungen liegen bleiben oder manuell nachbearbeitet werden müssen. Wer die Umstellung dagegen als Anlass nimmt, den gesamten Rechnungsprozess einmal grundlegend zu überarbeiten, geht mit einem saubereren, automatisierten Ablauf aus dem Projekt heraus, als er hineingegangen ist.

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